Ist eine elektronische Unterschrift rechtsgültig?

Stand: 14. Oktober 2026

Kurz gesagt

Ja, eine elektronische Signatur hat Rechtswirkung: Nach Art. 25 Abs. 1 eIDAS-Verordnung darf ihr die Wirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, genügt aber nur die qualifizierte elektronische Signatur (§ 126a BGB), und für manche Erklärungen ist die elektronische Form ganz ausgeschlossen.

Die drei Stufen der elektronischen Signatur

Die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 unterscheidet drei Stufen. Die Begriffe stehen in Art. 3 Nr. 10 bis 12 und Art. 26 der Verordnung:

Stufe	Was sie ausmacht	Beispiel
Einfache elektronische Signatur	Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet	Bestätigung per Klick in einem Portal, eingefügte Unterschrift; nach der Bundesnetzagentur kann schon ein Name unter einer E-Mail genügen
Fortgeschrittene elektronische Signatur	Eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht seine Identifizierung, unter seiner alleinigen Kontrolle erstellt und so mit den Daten verbunden, dass nachträgliche Änderungen erkannt werden	Signatur mit einem persönlichen Zertifikat
Qualifizierte elektronische Signatur	Fortgeschrittene Signatur, erstellt mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit und gestützt auf ein qualifiziertes Zertifikat	Signatur über einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter mit Identitätsprüfung

Für die Praxis heißt das: Die einfache Signatur ist der übliche Weg für Auftragsbestätigungen, Einverständniserklärungen, Freigaben und Vollmachten, für die das Gesetz keine besondere Form verlangt. Die fortgeschrittene Signatur bietet sich an, wenn Sie die Identität des Unterzeichners sicherer belegen wollen. Die qualifizierte Signatur brauchen Sie dort, wo das Gesetz die Schriftform verlangt und die elektronische Form zulässt. Wird für einen Vorgang eine bestimmte Stufe gefordert, wird nach Einschätzung der Bundesnetzagentur wahrscheinlich auch eine höhere Stufe akzeptiert.

Die Stufen sagen nichts darüber, wie modern ein Verfahren wirkt, sondern wie sicher sich die Unterschrift einer bestimmten Person zuordnen und gegen Veränderung schützen lässt.

Formfrei, Textform, Schriftform: was das deutsche Recht verlangt

Ob eine einfache elektronische Signatur genügt, entscheidet nicht die Signatur, sondern die Form, die für das jeweilige Geschäft vorgeschrieben ist. Für die meisten Verträge schreibt das Gesetz keine Form vor. Wo es eine Form verlangt, ist ein Geschäft ohne diese Form nach § 125 BGB nichtig. Drei Formen sind im Alltag wichtig:

Textform (§ 126b BGB): eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht nötig.
Schriftform (§ 126 BGB): eigenhändige Namensunterschrift auf der Urkunde. Bei Verträgen müssen beide Parteien auf derselben Urkunde unterzeichnen.
Elektronische Form (§ 126a BGB): Sie kann die Schriftform ersetzen, wenn der Aussteller seinen Namen hinzufügt und das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versieht. Nach § 126 Abs. 3 BGB gilt das nur, soweit sich aus dem Gesetz nichts anderes ergibt.

Daraus folgt eine einfache Regel: Für formfreie Geschäfte und für die Textform kann eine einfache elektronische Signatur genügen. Für die gesetzliche Schriftform genügt elektronisch nur die qualifizierte Signatur. Die Bundesnetzagentur bestätigt, dass ein qualifiziert signiertes Dokument die gesetzliche Schriftform nach § 126 in Verbindung mit § 126a BGB erfüllt; Art. 25 Abs. 2 eIDAS stellt sie der handschriftlichen Unterschrift gleich.

Wann elektronisch gar nicht reicht

Für einige Erklärungen schließt das Gesetz die elektronische Form ausdrücklich aus. Dann hilft auch eine qualifizierte Signatur nicht. Zwei bekannte Beispiele:

Beendigung eines Arbeitsverhältnisses: Kündigung und Auflösungsvertrag bedürfen nach § 623 BGB der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen.
Bürgschaft: Die Bürgschaftserklärung muss nach § 766 BGB schriftlich erteilt werden; die Erteilung in elektronischer Form ist ausgeschlossen.

Daneben gibt es Geschäfte, die eine notarielle Beurkundung verlangen und schon deshalb nicht per Signatur in einem Portal abgeschlossen werden können. Prüfen Sie deshalb vor der Umstellung eines Ablaufs, welche Form für die betroffenen Dokumente gilt. Im Zweifel klären Sie das mit einer Rechtsberatung, denn ein Formfehler lässt sich nachträglich in der Regel nicht heilen.

Beweiswert: was Sie bei einer einfachen Signatur dokumentieren sollten

Art. 25 Abs. 1 eIDAS stellt klar, dass einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden darf, weil sie elektronisch vorliegt oder weil sie nicht qualifiziert ist. Das heißt aber nicht, dass jede einfache Signatur denselben Beweiswert hat. Bestreitet jemand, unterschrieben zu haben, kommt es darauf an, was Sie belegen können.

Ein brauchbarer Nachweis enthält mindestens:

wer unterschrieben hat und wie diese Person zum Dokument gelangt ist, etwa über einen persönlichen Zugang,
wann unterschrieben wurde, mit Datum und Uhrzeit,
von welcher technischen Verbindung aus, etwa die IP-Adresse,
welches Dokument unterschrieben wurde, belegt durch eine Prüfsumme, die jede spätere Änderung erkennbar macht.

Hilfreich ist außerdem, wenn der Unterzeichner vor der Unterschrift das vollständige Dokument sehen kann und nicht nur eine Zusammenfassung, und wenn die unterschriebene Fassung danach nicht mehr verändert werden kann. Wer das Dokument nach der Unterschrift noch bearbeiten kann, schwächt den eigenen Nachweis, selbst wenn er es nie tut. Speichern Sie die unterschriebene Fassung deshalb getrennt von Arbeitsentwürfen.

Bewahren Sie diesen Nachweis zusammen mit dem Dokument auf. Ohne ihn ist eine einfache Signatur kaum mehr als die Behauptung, jemand habe auf einen Knopf gedrückt.

Mehrere Unterzeichner: woran Abläufe scheitern

Viele Dokumente brauchen mehr als eine Unterschrift: beide Ehepartner, alle Gesellschafter, Auftraggeber und Auftragnehmer. Bei Papier wandert dann ein Umschlag durch mehrere Haushalte. Elektronisch entstehen andere Fehlerquellen:

Eine Person unterschreibt eine andere Fassung als die übrigen, weil das Dokument zwischendurch geändert wurde.
Niemand merkt, dass eine Unterschrift fehlt, weil das Dokument schon als erledigt abgelegt ist.
Unterzeichner müssen sich ein Konto anlegen und brechen dabei ab.

Abhilfe schafft ein Ablauf, bei dem jede Person einen eigenen Zugang zum selben, unveränderten Dokument erhält und das Dokument erst dann als vollständig gilt, wenn alle unterschrieben haben. Für die gesetzliche Schriftform bleibt es dabei, dass bei Verträgen die Parteien auf derselben Urkunde unterzeichnen müssen (§ 126 Abs. 2 BGB) und elektronisch jede Partei qualifiziert signieren muss (§ 126a Abs. 2 BGB).

Unterschriften mit portalfox einholen

portalfox ist ein Kundenportal von hubfox und enthält eine einfache elektronische Signatur im Sinne der eIDAS-Verordnung. Sie fordern die Unterschrift zu einem Dokument im Vorgang an; jede unterzeichnende Person erhält einen Einmalzugang und muss kein Konto anlegen. Erst wenn alle unterschrieben haben, gilt das Dokument als vollständig. Zu jeder Unterschrift erzeugt portalfox einen Nachweis als PDF mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Prüfsumme des Dokuments. Für Erklärungen, die die gesetzliche Schriftform verlangen, ist diese Signatur nicht gedacht; dort bleibt es bei Papier oder einer qualifizierten Signatur.

Fragen zum Einsatz beantworten wir unter kontakt@hubfox.de. Einen Überblick über das Produkt gibt die Startseite.

Häufige Fragen

Ersetzt eine einfache elektronische Signatur die Schriftform?

Nein. Die gesetzliche Schriftform lässt sich elektronisch nur durch die elektronische Form nach § 126a BGB ersetzen, also mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, und auch das nur, wenn das Gesetz die elektronische Form nicht ausschließt.

Kann eine Kündigung eines Arbeitsvertrags elektronisch unterschrieben werden?

Nein. § 623 BGB verlangt für Kündigung und Auflösungsvertrag die Schriftform und schließt die elektronische Form ausdrücklich aus.

Hat eine einfache elektronische Signatur vor Gericht Beweiswert?

Sie darf nach Art. 25 Abs. 1 eIDAS nicht allein deshalb als Beweismittel abgelehnt werden, weil sie elektronisch ist. Wie viel sie beweist, hängt davon ab, was dokumentiert ist, etwa Zugang, Zeitpunkt, IP-Adresse und Prüfsumme des Dokuments.

Quellen

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.